「何を書くか」が決まらない人へ：文章構成の前にやるべき思考整理3ステップ
白紙の前に立ち尽くしていませんか？文章構成の前に立ちはだかる「何を書くか」の壁
ビジネス文書の作成に取りかかる際、多くの人が直面する課題の一つに「文章構成」があります。伝えたいことがうまく整理できず、どのように組み立てれば良いか分からず、時間がかかってしまうという悩みをよく耳にします。
しかし、文章構成を考える以前に、「そもそも何を書けば良いのだろうか」という段階で立ち止まってしまう方も少なくありません。頭の中には曖昧な考えや断片的な情報はあっても、それが何を意味するのか、何が重要なのかが見えず、白紙を前に時間だけが過ぎていく。このような経験はございませんでしょうか。
もしあなたが、文章構成以前の段階で「何を書くか」に迷いを感じているのであれば、それは決して特別なことではありません。多くの方が通る道です。そして、この課題を克服するためには、文章構成そのもののテクニックを学ぶ前に、「思考を整理する」という一段階前の作業が非常に重要になります。
本記事では、「何を書くか」が決まらずに構成が進まないとお悩みの方に向けて、ゼロの状態から思考を整理し、文章構成の糸口を見つけるための具体的な3つのステップをご紹介します。これらのステップを実践することで、頭の中のモヤモヤをクリアにし、自信を持って文章作成に取りかかれるようになるでしょう。
なぜ「何を書くか」で悩むのか？構成前の典型的な課題
文章構成に取りかかる前に「何を書くか」で悩む原因はいくつか考えられます。主なものとして、以下のような点が挙げられます。
- 目的が曖昧である: その文書を作成することで何を達成したいのか、最終的にどうなりたいのかが明確でないため、書くべき内容の方向性が見えません。
- 読み手が想定できていない: 誰にその文書を読んでもらいたいのか、その読み手が何に関心を持っているのか、どのような知識を持っているのかを考えていないため、どの情報を盛り込むべきか判断できません。
- 情報が整理されていない: 頭の中に様々なアイデアや情報が断片的に存在しているものの、それらが整理されず、重要度や関連性が分からない状態です。
- 考えが発散してしまう: 漠然と考え始めると、次から次へと違うアイデアや疑問が湧き、結局何について書くべきか、何が一番重要なのかが分からなくなります。
これらの課題は、単に文章構成のスキルが不足しているというよりは、文章作成の「準備段階」における思考の整理が不十分であることに起因している場合が多いのです。
文章構成の前にやるべき思考整理3ステップ
では、どのようにしてこの「何を書くか」という壁を乗り越えれば良いのでしょうか。ここでは、ゼロからでも思考を整理し、文章構成の確かな一歩を踏み出すための3つのステップをご紹介します。
ステップ1：文章作成の「目的」と「読み手」を徹底的に明確にする
すべての文章は、何らかの目的を持って書かれ、特定の読み手に向けて発信されます。この二つを徹底的に掘り下げることが、「何を書くか」を決める上での最初の、そして最も重要な土台となります。
以下の問いにご自身の言葉で答えてみてください。
- この文書で、最終的に何を達成したいですか？（例：承認を得たい、情報を共有したい、行動を促したい、理解を深めたい）
- なぜ、この文書を作成する必要があるのですか？
- 誰に、この文書を読んでほしいですか？（例：上司、部下、顧客、他部署の担当者）
- その読み手は、どのような立場や状況にいますか？（例：忙しい、この件について知識がない、ある程度詳しい）
- 読み手は、この文書を読むことで何を知りたいと考えていると想定できますか？（読み手の関心事や課題を推測します）
- この文書を読んだ後、読み手にどのような行動をとってほしいですか？（例：返信する、承認ボタンを押す、会議に参加する、商品を検討する）
これらの問いに具体的に答えることで、書くべき内容の範囲が絞られ、無関係な情報を排除できるようになります。目的と読み手が明確になれば、「誰に」「何を伝え」「どうなってほしいのか」という軸が定まり、次に進むべき道が見えてきます。
例えば、上司への報告書であれば「現状と課題、そして解決策の提案を通じて、承認を得る」が目的かもしれません。読み手である上司は「忙しいので結論を早く知りたい」「根拠を確認したい」と考えていると推測できます。このように明確にすることで、報告書に含めるべき情報（結論、簡単な現状、課題、具体的な解決策、期待される効果、根拠）がおぼろげながら見えてきます。
ステップ2：目的と読み手に基づいて「アイデア」や「情報」をすべて洗い出す
ステップ1で定めた目的と読み手を常に意識しながら、頭の中にある関連情報や思いついたアイデアを、質や重要度を気にせず、すべて外に出してみます。この段階では、まだ整理する必要はありません。
ブレインストーミングの要領で、関連するキーワード、事実、データ、思いつき、疑問点などを、手書きのメモ、付箋、テキストエディタ、マインドマップツールなど、あなたが最も使いやすい方法でリストアップしていきましょう。
- 具体的な事実やデータ: プロジェクトの進捗率、売上データ、顧客からのフィードバックなど。
- 自分の考えや意見: この状況をどう捉えているか、何が課題だと考えているか、どのような解決策があるかなど。
- 関連する背景情報: この件に至るまでの経緯、市場の動向など。
- 読み手が疑問に思うであろうこと: 想定される質問や懸念点。
もし必要な情報が不足していると感じたら、ここで関連資料を探したり、関係者に確認したりといった情報収集を行います。このステップの目的は、「書くかもしれない可能性のあるすべての情報」を一箇所に集めることです。量が多すぎると感じるかもしれませんが、後で選別するため、まずは「出す」ことに集中します。
ステップ3：集めた情報を「選別」し「グルーピング」する
ステップ2で洗い出した情報の中から、ステップ1で定めた目的達成と読み手のニーズを満たすために「本当に必要」な情報だけを選び出します。目的や読み手にとって不要な情報は、たとえ労力をかけて集めた情報であっても、この段階で思い切って除外します。これが「あれもこれも盛り込んでしまう」を防ぐ重要なプロセスです。
選別した情報は、次に関連性のあるもの同士をまとめてグループ化します。これが、文章の「部品」や「要素」となります。
例えば、以下のようなシンプルな分け方から始めてみましょう。
- 導入に関すること: 背景、現在の状況など
- 最も伝えたいこと（結論・提案など）に関すること: 要点、提案内容など
- 結論・提案を裏付ける根拠に関すること: データ、事例、理由など
- 補足情報に関すること: メリット、デメリット、将来の見通しなど
- まとめ・次のステップに関すること: 結論の再確認、具体的な依頼など
グルーピングした情報に、それぞれのグループが何を表すのか簡単な見出しを付けてみましょう。このグループ分けが、後の文章構成の「骨組み」や「目次」のヒントになります。
例えば、企画書であれば、「現状分析」「課題」「提案内容（概要）」「提案内容（詳細）」「期待される効果」「スケジュール」「費用」といったグループに分けることができるでしょう。それぞれのグループの中に、ステップ2で洗い出し、ステップ3で選別した具体的な情報（データ、図、説明文など）が配置されていきます。
思考整理で文章構成が効率化し、説得力も増す
これらの3つのステップ、特にステップ1と2をしっかり行うことで、あなたは「何について書くべきか」「どのような情報を盛り込むべきか」という迷いから解放されます。思考が整理され、文章の方向性が明確になるため、いざ文章構成に取りかかる段階になったときに、スムーズに進めることができます。
また、目的と読み手を深く理解し、そこから必要な情報を厳選して整理するプロセスは、書かれた文章に一貫性と論理的な繋がりを生み出します。目的から逆算して必要な情報を過不足なく盛り込み、読み手が知りたいであろう情報を提供する意識を持つことで、自然と説得力のある文章が構築されていくのです。
思考整理にかける時間は、決して無駄ではありません。むしろ、この段階に時間をかけることで、その後の文章構成や執筆にかかる時間を大幅に短縮し、最終的な文書の質を高めることができます。
まとめ：最初の一歩は「書くこと」ではなく「考えること」
「文章構成が苦手」と感じる方の多くは、構成以前の「何を書くか」という段階で立ち止まっていることがあります。白紙を前に悩む時間を減らし、効率的かつ自信を持って文章作成に取り組むためには、いきなり構成や執筆を始めるのではなく、その前にしっかりと思考を整理する時間を持つことが重要です。
今回ご紹介した
- 文章作成の「目的」と「読み手」を徹底的に明確にする
- 目的と読み手に基づいて「アイデア」や「情報」をすべて洗い出す
- 集めた情報を「選別」し「グルーピング」する
という3つのステップは、頭の中にあるモヤモヤとした考えや断片的な情報を、伝わる文章の設計図へと変えるための強力な武器となります。
これらのステップを実践することで、「何を書くか」という迷いがなくなり、文章構成の作業が格段に進めやすくなるはずです。ぜひ次回のビジネス文書作成から、この思考整理プロセスを取り入れてみてください。最初の目的・読み手の明確化を丁寧に行うことが、その後のすべてをスムーズに進める鍵となります。