何から書けばいい？文章構成を始める前のアイデア整理術
文章構成が苦手と感じる前に：まず「書く内容」を明確にする
ビジネスシーンで文章を作成する際、「何から書き始めれば良いか分からない」「頭の中が整理できず、書きたいことがまとまらない」といった悩みを抱える方は少なくありません。これは、文章構成そのものに課題があるというより、構成に取りかかる前の段階、つまり「何について書くか」「何を伝えるか」が明確になっていないことに原因がある場合が多くあります。
構成は、家を建てる際の設計図に例えられます。設計図を作成する前に、そもそも「どのような家を建てるのか（目的）」「誰が住むのか（読者）」「どのような部屋が必要か（伝えたい内容）」が決まっていなければ、設計図を描き始めることはできません。文章も同様に、構成を考える前に、書くべき内容をしっかりと整理し、アイデアを明確にするプロセスが不可欠です。
この記事では、文章構成に着手する前の「思考整理」と「アイデア出し」に焦点を当て、書き始める前に「何を書くか」を明確にするための具体的なステップと実践的な方法をご紹介します。これらのステップを踏むことで、構成への苦手意識を克服し、効率的かつ効果的に文章を作成するための土台を築くことができるでしょう。
構成を始めるための最初のステップ：目的と読者の明確化
文章構成に取りかかる前に、最も重要なのは「なぜこの文章を書くのか（目的）」と「誰に向けて書くのか（読者）」を徹底的に明確にすることです。この二つが曖昧なまま構成を始めてしまうと、内容がブレたり、読者に響かない文章になったりする可能性が高まります。
ステップ1：文章の目的を定義する
あなたの書く文章は、読み手に何を求めているでしょうか。情報を伝えることでしょうか（報告書、議事録）。何かを判断してもらうことでしょうか（企画書、提案書）。あるいは、行動を促すことでしょうか（顧客へのメール、営業資料）。目的を一つに絞り込むことで、文章で伝えるべき内容や、どのような構成が最も効果的かがおのずと見えてきます。
- 実践例:
- 「この報告書は、プロジェクトの進捗状況を正確に伝え、遅延が発生している原因と今後の対策についてチームで共通認識を持つためである。」
- 「この企画書は、新しいマーケティング施策の実施を承認してもらうため、その効果とコスト、リスクを明確に伝える必要がある。」
ステップ2：ターゲット読者を深く理解する
次に、その文章を読むのは「誰」なのかを具体的に考えます。読者の立場、年齢層、知識レベル、文章を読む状況（忙しい移動中か、じっくり読む時間があるかなど）、そして何よりも「読者がこの文章を読むことで、どのような情報を得たいか、あるいはどのような疑問や懸念を持っているか」を想像します。
- 実践例:
- 「報告書の読者である上司は、詳細よりもまず結論と重要なリスクを知りたいだろう。専門用語は避け、簡潔に記述する必要がある。」
- 「企画書の読者である役員は、費用対効果と競合優位性を重視するだろう。専門用語は使いつつも、全体像と最終的な利益を分かりやすく示す必要がある。」
目的と読者が明確になれば、文章の方向性が定まり、次に進むべき「アイデア出し」の質が格段に向上します。
頭の中の情報を「見える化」するアイデア出しの技術
目的と読者が明確になったら、いよいよ文章に盛り込む「内容」に関するアイデアを頭の中から引き出し、整理する作業に移ります。この段階では、情報の網羅性よりも、まずは頭の中にある関連情報を「すべて出し切る」ことを意識します。
ステップ3：ブレインストーミングでアイデアを書き出す
設定した目的と読者を念頭に置きながら、関連するキーワード、事実、考えられる論点、疑問点、データなどを思いつくままに書き出していきます。この際、順番や重要度は気にせず、質より量を意識することが大切です。批判や否定をせず、自由な発想で多くのアイデアを出すことを心がけてください。紙のメモ、テキストエディタ、付箋、専用のツールなど、使い慣れたものを使用しましょう。
- 実践例: プロジェクト遅延報告書のアイデア出し
- 現状の進捗率
- 遅延しているタスク
- 遅延の具体的な原因（〇〇の遅れ、Aさんの体調不良、仕様変更…）
- 原因ごとの影響度
- 考えられる対策案（人員増強、スケジュール見直し、外部委託…）
- 各対策案のメリット・デメリット
- 推奨する対策案とその理由
- 今後のスケジュール見込み
- 必要なサポート
- リスク（追加遅延、コスト増…）
- 参照すべき資料（元の計画書、過去の議事録…）
ステップ4：マインドマップなどで情報を「見える化」する
書き出したアイデアを、視覚的に整理するのに役立つのがマインドマップやKJ法のような手法です。中心に文章のテーマ（例：「〇〇プロジェクト遅延についてのご報告」）を置き、そこから関連するキーワードを枝状に広げていきます。関係性の深いアイデア同士を線でつないだり、グループ化したりすることで、情報全体の構造や、どのアイデアとどのアイデアを結びつけて話を進めるべきかが見えてきます。
- 実践例: 中心に「プロジェクト遅延報告」と書き、そこから「現状」「原因」「対策」「スケジュール」「リスク」などの主要な枝を伸ばし、さらにそれぞれの枝からブレインストーミングで出た具体的なアイデアを付け加えていく。視覚的に情報間の関連性を把握しやすくなります。
アイデアを「構造化」し、構成の土台を作る
情報を「見える化」したら、次にそれらを分類し、論理的な構造に落とし込んでいきます。これが、本格的な文章構成に入る前の最後の、そして最も重要な準備段階です。
ステップ5：書き出した情報を分類・グルーピングする
マインドマップなどで「見える化」した情報を、内容の類似性や関連性に基づいてグループに分けます。「原因」「対策」「必要なデータ」など、意味のあるまとまりでアイデアを分類していきます。これにより、漠然としていた情報が整理され、文章の各パートで何を扱うべきかの骨子が見えてきます。
- 実践例: ステップ3で出したアイデアを、「原因」「対策」「現状」「スケジュール」「リスク」といったグループに分類する。
ステップ6：情報の関係性を整理し、流れを考える
分類したグループ間の関係性を明確にします。例えば、「原因」グループと「対策」グループは、「原因があって、それに対する対策がある」という関係性があります。これらの論理的なつながりを意識しながら、情報をどのような順番で並べれば、読み手にとって最も分かりやすく、スムーズに理解できるかを考えます。この段階で、簡単な箇条書きの「仮アウトライン」を作成してみるのも有効です。まだ詳細な内容は不要ですが、「はじめに」「現状報告」「原因分析」「対策提案」「まとめ」のような大まかな流れを決めます。
- 実践例:
- はじめに（報告の目的、概要）
- 現状（現在の進捗、遅延状況）
- 原因（遅延の具体的な原因、その詳細）
- 対策（原因に対する対策案、その効果とコスト）
- 今後の見込み（スケジュール修正案）
- 結論/依頼事項（上司への要望、承認依頼など）
このステップまで完了すれば、頭の中のアイデアが整理され、文章全体の骨組み（構成の土台）がほぼ完成している状態です。この土台があれば、本格的な文章構成（PREP法やSDS法などのフレームワーク活用を含む）にスムーズに進むことができます。
効率的に進めるためのヒント
思考整理とアイデア出しのプロセスをより効率的に行うために、いくつかヒントがあります。
- 時間を区切る: 「このアイデア出しには15分」「情報の分類には10分」のように時間を区切ることで、だらだらと時間をかけてしまうことを防ぎ、集中して取り組むことができます。
- ツールを活用する: マインドマップツール（XMind, MindMeisterなど）やオンライン付箋ツール（Miro, Muralなど）を活用すると、情報の「見える化」や整理が容易になります。テキストエディタでも、インデントを使ったり、見出しをつけたりすることで構造化は可能です。
- 一度中断する: どうしてもアイデアが出てこない、整理がうまくいかない場合は、一度その作業から離れて別のことをするのも有効です。少し時間を置くことで、新たな視点やアイデアが浮かぶことがあります。
まとめ：構成への苦手意識を克服する第一歩
文章構成に苦手意識を持つ多くの場合、その原因は「何を書くか」が曖昧なまま書き始めようとしてしまうことにあります。今回ご紹介した「目的と読者の明確化」「情報の見える化（ブレインストーミング、マインドマップ）」「情報の構造化（分類、流れの検討）」というステップは、構成に取りかかる前の重要な準備体操です。
これらのステップを丁寧に行うことで、頭の中が整理され、文章で伝えるべき内容が明確になります。構成の土台がしっかりと築かれていれば、その後の構成作業は格段に進めやすくなり、伝えたいことがしっかりと伝わる、説得力のある文章作成へと繋がります。
まずは、次の文章作成から、この「構成前の思考整理とアイデア出し」のプロセスを意識的に取り入れてみてください。繰り返すうちに、自然と頭の中を整理し、書くべき内容を素早く明確にできるようになり、文章構成への苦手意識は和らいでいくでしょう。