もう構成で悩まない！ビジネスで使える文章の型（フレームワーク）実践ガイド
文章構成に苦手意識をお持ちの方へ
ビジネスシーンにおいて、メールや企画書、報告書など、様々な文章を作成する機会があります。伝えたい内容は明確なのに、いざ書き始めようとすると、
- どこから書き始めれば良いのか分からない
- あれもこれもと情報を詰め込みすぎて、結局何が言いたいのか分からなくなる
- 書くのに時間がかかりすぎてしまう
- 読み手に意図が伝わらない、説得力に欠ける文章になってしまう
といった壁にぶつかることはありませんでしょうか。
これらの課題は、文章構成の進め方に原因がある場合が多く見られます。構成に時間をかけすぎたり、逆に全く構成をせずに書き始めたりすると、結果として非効率になり、意図が正確に伝わらない文章になってしまうのです。
しかしご安心ください。文章構成には、先人たちが知恵を絞って生み出した「型」、すなわちフレームワークが存在します。これらの型を活用することで、構成のプロセスが劇的にスムーズになり、伝えたいことを整理し、説得力のある文章を効率的に作成できるようになります。
本記事では、ビジネス文書で特に役立つ代表的な文章構成フレームワークを解説し、その具体的な活用方法をご紹介します。これらの型を学ぶことで、もう文章構成で悩む時間を減らし、より質の高いビジネス文書を作成できるようになるでしょう。
文章構成フレームワークがなぜ有効なのか
ゼロから文章構成を考えるのは、広大な土地に地図なしで道を作るようなものです。どこから手を付けて良いか分からず、試行錯誤を繰り返すうちに時間だけが過ぎてしまいます。
一方、フレームワークは、あらかじめ用意された「設計図」や「テンプレート」のようなものです。文章の部品（情報）を、この設計図の指示通りに配置していくことで、論理的で分かりやすい構造を効率的に作り上げることができます。
フレームワークを使う主なメリットは以下の通りです。
- 思考の整理が容易になる: 伝えたい要素をどの順番で配置すれば効果的かが明確になります。
- 構成にかかる時間を短縮できる: ゼロから構造を考える手間が省けます。
- メッセージが一貫する: 文章全体の流れが論理的になり、主張がブレにくくなります。
- 説得力が高まる: 主張に対し、根拠や具体例が適切に配置されるため、読み手を納得させやすくなります。
- 読み手にとって分かりやすい: 論理的な流れで構成されているため、内容がスムーズに頭に入ってきます。
ビジネス文書で使える代表的な構成フレームワーク
ここでは、ビジネスシーンで頻繁に活用される二つの強力なフレームワークをご紹介します。
1. PREP法（プレップ法）
PREP法は、特に主張や提案を効果的に伝えたい場合に適したフレームワークです。以下の4つの要素で構成されます。
- Point（結論）：最初に最も伝えたい結論や要点を述べます。
- Reason（理由）：なぜその結論になるのか、その理由や根拠を説明します。
- Example（具体例）：理由を補強するための具体的な事例やデータを示します。
- Point（結論）：最後に改めて結論を繰り返し、最も伝えたいメッセージを強調します。
この構造は、「最初に結論、次に理由、具体例、最後に結論」という流れで、相手に最も重要な情報を素早く伝え、その主張の根拠と具体性を示すことで説得力を高める効果があります。報告書や提案書、プレゼンテーションなど、自分の意見や分析結果を論理的に伝えたい場面で非常に有効です。
【PREP法のビジネス文書での応用例：提案メール】
件名：〇〇システム導入のご提案
[P] 〇〇システムを導入することで、顧客対応時間を現状より30%削減できると見込んでおります。
[R] 顧客からの問い合わせのうち、定型的な質問への対応に多くの時間を費やしているためです。〇〇システムにはFAQ自動応答機能があり、これによりオペレーターの負担を軽減できます。
[E] 先月、類似の課題を抱えていた△△社様が同システムを導入したところ、問い合わせ対応時間が平均で35%削減されたという事例があります。当社の状況に照らし合わせても、同程度の効果が見込めます。
[P] 以上の理由から、〇〇システムの導入が、業務効率化に大きく貢献すると確信しております。ぜひ前向きなご検討をお願いいたします。
この例では、結論を最初に提示し、その理由と具体的な成功事例を示すことで、提案の根拠を明確にし、説得力を高めています。
2. SDS法（エスディーエス法）
SDS法は、ニュースや報告、説明など、情報を分かりやすく簡潔に伝えたい場合に適しています。以下の3つの要素で構成されます。
- Summary（概要）：全体の簡単な概要や結論を最初に述べます。
- Details（詳細）：概要で述べた内容に関する具体的な情報や詳細を説明します。
- Summary（概要）：最後に改めて全体を要約し、要点を再確認します。
この構造は、「全体像→詳細→全体像」という流れで、まず全体を把握させ、次に詳細で理解を深め、最後に改めて全体像を提示することで、読み手の理解度を高めます。特に、多くの情報の中から重要な点を素早く伝えたい場合や、会議の冒頭での報告、日報などで効果を発揮します。
【SDS法のビジネス文書での応用例：週次報告メール】
件名：〇〇プロジェクト 週次報告（〇月〇日～〇月〇日）
[S] 今週は計画通りタスクAとBを完了し、プロジェクト全体の進捗率は予定の50%に達しました。大きな問題は発生しておりません。
[D] 具体的には、タスクA（△△機能の実装）は〇日までに完了し、単体テストもパスしました。タスクB（□□資料の作成）も予定通り終了し、関係部署へ共有済みです。来週はタスクC（××の準備）に着手予定です。詳細な作業内容は添付の進捗レポートをご確認ください。
[S] 以上より、プロジェクトは順調に進行しており、目標達成に向けたスケジュールを守れている状況です。
この例では、最初に週の成果を簡潔に報告し、その後に具体的な完了タスクや次週の予定などの詳細を加え、最後に改めて全体像を再確認しています。これにより、忙しい読み手も最初に概要を掴み、必要であれば詳細を確認できます。
フレームワークを活用した文章構成の具体的なステップ
フレームワークを使って効率的に文章構成を進めるための具体的なステップをご紹介します。
ステップ1：目的と読み手を明確にする
どのような文章を作成するのか、その目的は何なのか（報告、提案、依頼、情報共有など）、そして誰がその文章を読むのか（上司、同僚、顧客など）を明確に定義します。これによって、選ぶべきフレームワークや、含めるべき情報、表現方法が決まります。
ステップ2：伝えるべき情報を洗い出す
文章に含める必要のある情報、データ、根拠、具体例などをすべて洗い出します。この時点では、順序や整理はあまり気にせず、思いつくまま、あるいは資料から必要な情報をリストアップするイメージです。箇条書きやマインドマップなどを使うと整理しやすいでしょう。
ステップ3：適切なフレームワークを選択し、情報を配置する
ステップ1で明確にした目的と読み手に合わせ、PREP法、SDS法、あるいは他の適切なフレームワークを選択します。次に、ステップ2で洗い出した情報を、選択したフレームワークの各要素（P, R, E, S, Dなど）に割り当てていきます。これにより、情報の優先順位や流れが決まります。
ステップ4：フレームワークに沿ってアウトラインを作成する
フレームワークの要素に従って、見出しや小見出しを立て、その下にステップ3で配置した情報を箇条書きなどで書き出します。これが文章全体の骨組み、すなわちアウトラインとなります。この段階で、情報の不足や重複がないかを確認し、全体の流れが論理的かを見直します。
ステップ5：アウトラインを肉付けし、文章を完成させる
作成したアウトラインに基づき、箇条書きの情報を自然な文章にしていきます。各要素間のつながりを意識し、接続詞などを適切に用いてスムーズな流れを作ります。初めから完璧を目指す必要はありません。まずはアウトラインに沿って書き進めることを優先します。
ステップ6：推敲・修正を行う
文章が完成したら、必ず読み返して推敲を行います。誤字脱字がないかはもちろん、以下の点を確認します。
- 文章の目的は達成できているか
- 読み手にとって分かりやすい構成になっているか
- 主張は明確で、根拠や具体例は十分か
- 冗長な表現や不要な情報はないか
- 論理的な矛盾はないか
必要に応じて構成や表現を修正し、文章の質を高めます。
効率と説得力を両立させるためのヒント
フレームワークの活用に加えて、文章構成の効率と説得力をさらに高めるためのヒントをいくつかご紹介します。
- 制限時間を設ける: 構成にかけられる時間を意識することで、情報の取捨選択やフレームワークへの当てはめを素早く行えるようになります。
- テンプレートを活用する: 特定のフレームワークを使ったメールや報告書のテンプレートを事前に作成しておくと、より効率的に作業を進められます。
- 伝えたい「コアメッセージ」を一つに絞る: 最も重要なメッセージを一つに定めることで、情報のブレを防ぎ、構成が明確になります。
- 視覚的な要素を取り入れる: 図やグラフ、箇条書きなどを効果的に使用することで、複雑な情報も分かりやすく伝えられ、視覚的な説得力も増します。
- 読み手の立場に立って考える: 読み手がどのような情報を求めているか、どのような疑問を持つかを予測しながら構成することで、より伝わる文章になります。
まとめ
文章構成の苦手意識は、適切な方法を知らないだけかもしれません。PREP法やSDS法といったフレームワークは、ビジネス文書作成における強力な味方となります。これらの「型」を使うことで、情報の整理がスムーズになり、論理的で説得力のある文章を効率的に作成することが可能になります。
まずは、日々のメールや簡単な報告書などで、今回ご紹介したフレームワークを意識して構成を試してみてください。すぐに完璧にはできなくても、繰り返し実践することで、どの情報をどの順番で配置すれば効果的に伝わるのかが感覚的に掴めるようになります。
文章構成のスキルは、練習によって必ず上達します。フレームワークを羅針盤として、自信を持ってビジネス文書作成に取り組んでいきましょう。