文章構成で迷わない！書き出し前に明確にすべき３つの問い
文章構成で手が止まる、その悩みに寄り添います
ビジネスシーンにおいて、メール、企画書、報告書など、様々な文書を作成する機会は少なくありません。伝えたい内容は頭の中にあるのに、いざ書き始めようとすると、構成がまとまらずに手が止まってしまう、時間がかかる、伝えたいことがうまく整理できない、結果として読み手に意図が伝わりにくく、説得力に欠ける文章になってしまう。このようなお悩みをお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
構成に苦手意識があると、文章作成そのものが億劫になり、業務効率にも影響が出てしまいます。構成が苦手な原因は様々ですが、多くの場合、「何から考え始めて良いか分からない」という出発点での迷いが大きく影響しています。
この記事では、文章を書き始める前に「何を考え、どのような問いを立てるべきか」に焦点を当てます。最初にいくつかの簡単な問いに答えるだけで、構成の方向性が明確になり、驚くほどスムーズに書き進められるようになります。このアプローチを実践することで、構成への苦手意識を克服し、効率的に、そして自信を持って「伝わる」文章を作成できるようになるでしょう。
なぜ、書き出し前の「問い」が文章構成を楽にするのか
文章構成で迷子になってしまう大きな理由の一つは、目的地を定めずに歩き始めるようなものです。どこへ向かうか、なぜそこへ行くかが不明確なままでは、どの道を選べば良いか判断できません。
書き始める前に自分自身に「問い」を立て、それに答える作業は、文章作成における羅針盤となります。この問いに答えることで、以下のメリットが得られます。
- 目的地の明確化: 何のためにこの文章を書くのか、読み手にどうなってほしいのかが定まります。
- 情報の選別: 伝えたい内容の中から、目的に沿って本当に必要な情報と不要な情報を見分ける基準ができます。
- 論理の軸設定: 誰に、何を、どのような順番で伝えれば最も効果的か、文章全体の流れの骨子ができます。
これらの要素が明確になることで、白紙を前に考え込む時間が減り、構成の作業が格段に進めやすくなるのです。
文章構成を加速させる３つの問い
それでは、具体的にどのような問いを立てるべきでしょうか。ここでは、あらゆるビジネス文書の構成を考える上で核となる、重要な３つの問いをご紹介します。文章を書き始める前に、ぜひこの３つの問いへの答えを書き出してみてください。
問い１：「誰に、何を伝えたいのか？」
最初の問いは、文章の受け手（ターゲット読者）と、その読者に伝えたい最も重要な情報（核心メッセージ）を明確にすることです。
- 誰に？: その文章を読むのは誰ですか？ その人の立場、役職、文章に関する知識レベル、そして最も重要なのは「その人は何を知りたいか、何に興味があるか、あるいは何に困っているか」です。読み手によって、必要な情報量や専門用語の使用レベルは変わります。例えば、専門部署への報告書と、他部署の担当者への説明では、必要な情報や表現方法が異なります。
- 何を？: その文章で最も伝えたいことは何ですか？ 伝えたい事柄を、一言あるいは短いフレーフェで表現してみてください。これが文章の「核」となります。複数の内容を伝えたい場合でも、最も重要なメッセージは何なのかを特定します。
この問いに答えることで、文章の「誰のための、何についての文章なのか」という土台が固まります。
問い２：「なぜ、この文章を書くのか？」
次の問いは、その文章を作成する「目的」を明確にすることです。単に情報を伝えるだけでなく、その情報を伝えることで、読み手にどのような影響を与えたいか、どのような行動をとってほしいかを考えます。
- 目的は何か？: 情報を報告するだけですか？ 提案を承認してほしいですか？ 特定の行動を指示したいですか？ 疑問を解消したいですか？
- 読み手にどうなってほしいか？: 文章を読んだ後に、読み手にどのように感じてほしいか、どのような理解をしてほしいか、そしてどのような行動をとってほしいかを具体的に考えます。「理解して終わり」ではなく、「理解した上で〇〇してほしい」という具体的なゴールを設定することが重要です。
この問いに答えることで、文章全体を通して何を主張し、最終的にどこへ着地させるべきかという、文章の「方向性」が定まります。目的が明確になれば、必要な情報や説得のロジックが見えてきます。
問い３：「どのように伝えるのが最も効果的か？」
最後の問いは、上記２つの問いで明確にした「誰に、何を、なぜ伝えるのか」を、最も効果的に実現するための「方法」について考えることです。
- 文書の種類と形式: これはメールなのか、企画書なのか、報告書なのか、マニュアルなのか。文書の種類によって、適切な構成や表現のルールがあります。
- 構成の流れ: 伝えたい情報をどのような順番で配置するのが最もスムーズで分かりやすいか？ 一般的には、結論から始めるPREP法（結論→理由→具体例→結論）や、事実から始めるSDS法（概要→詳細→まとめ）など、目的に応じたフレームワークも有効です。
- 情報の深さと言語: どのレベルまで詳しく説明が必要か？ 専門用語はどこまで許容されるか？ 読み手が抵抗なく受け入れられる表現やトーンはどのようなものか？
この問いに答えることで、具体的な文章の「設計図」が描けるようになります。目的に合わせて、どのような構成パターンを採用するか、どのような言葉遣いをするかが決まります。
ビジネス文書での応用例
これらの３つの問いは、様々なビジネス文書に応用できます。
- メール:
- 問い１：このメールは「誰に」（担当者、上司など）、「何を」（〇〇に関する報告、△△の依頼など）伝えたいのか？
- 問い２：なぜ送るのか？（状況を共有するため、承認を得るため、行動を促すためなど）読んだ相手にどうなってほしいか？（状況を把握してほしい、依頼を受けて対応してほしいなど）
- 問い３：件名、冒頭の挨拶、本題の展開順序（結論先か経緯先か）、結びの言葉、必要な添付ファイルなど、どのように構成するか？
- 報告書:
- 問い１：誰に（部署長、経営層など）、「何を」（プロジェクトの進捗状況、調査結果など）報告するのか？
- 問い２：なぜ報告するのか？（状況を共有し判断材料とするため、今後の計画に活かすためなど）読み手に何を理解し、必要であればどのような指示や判断をしてほしいか？
- 問い３：結論（サマリー）、詳細、考察、今後の展望など、どのような構成で、どれくらいの情報量を盛り込むか？
- 企画書:
- 問い１：誰に（提案先、社内承認者など）、「何を」（新しい施策の提案、改善計画など）提案するのか？
- 問い２：なぜ提案するのか？（課題を解決するため、新しい機会を掴むためなど）読み手に提案内容を承認し、実行を許可してほしい、あるいは共同で推進してほしいなど、具体的な目的は何か？
- 問い３：現状分析、課題、解決策（提案内容）、効果・メリット、実施体制、スケジュール、費用など、読み手を説得するために必要な論理的な構成は何か？根拠となるデータはどのように示すか？
このように、書き始める前にこれらの問いに答えることで、文書の核が明確になり、構成の各要素が自然と定まってきます。
効率化と説得力への繋がり
これらの問いに答えるプロセスは、文章構成にかかる時間を大幅に短縮します。目的や読者が明確になれば、何を調べ、どのような情報を集め、どう整理すべきかがすぐに判断できるようになります。また、問いを通じて文章の軸が定まるため、書きながら迷走したり、書いては消したりといった非効率な作業が減ります。
さらに、これらの問いは論理的な文章構成の基礎となります。誰に、何を、なぜ伝えるかが明確であれば、それらを最も効果的に伝えるための順序や強調すべきポイントが自然と決まります。目的と読者を強く意識した構成は、読み手にとって理解しやすく、納得感を得やすいため、結果として説得力のある文章となるのです。
今すぐ試せる実践ステップ
文章構成に苦手意識がある方は、まずは以下の簡単なステップを試してみてください。
ステップ１：文章を書く前に、紙やPCのメモ帳などに、以下の３つの問いを書き出します。
- 問い１：誰に、何を伝えたいのか？
- 問い２：なぜ、この文章を書くのか？
- 問い３：どのように伝えるのが最も効果的か？
ステップ２：それぞれの問いに対する答えを、箇条書きで構いませんので具体的に書き出します。
- 例：
- 問い１への答え：営業部Aさんへ、新商品の機能改善点と導入メリット。Aさんが抱える顧客課題の解決に繋がることを明確に伝える。
- 問い２への答え：Aさんに新商品の導入を検討してもらうため。結果として、Aさんの顧客からの受注を獲得したい。
- 問い３への答え：メールで、件名で用件が分かるように。まず結論（機能改善とメリット）を示し、次にAさんの顧客課題との関連性を具体的に説明。必要であれば参考資料の添付。
ステップ３：書き出した答えを見ながら、文章の簡単なアウトライン（目次や小見出しのイメージ）を作成します。
- 例：
- 件名：（Aさんが関心を持つように）
- 挨拶・導入：（今回の連絡の背景）
- 結論（新商品の機能改善点と導入メリット）
- 具体例（Aさんの顧客課題がどう解決できるか）
- 補足情報（資料添付、質問受付など）
- 締め：（Aさんに求める行動：例：資料確認後、打ち合わせの機会を頂きたい）
この簡単な３ステップを行うだけで、頭の中が整理され、文章構成の全体像が明確になります。あとはこのアウトラインに沿って詳細な文章を記述していけば、迷うことなくスムーズに書き進められるはずです。
まとめ
文章構成の苦手意識は、「何から考え始めて良いか分からない」というスタート地点の不明確さから生じることが少なくありません。しかし、文章を書き始める前に「誰に、何を、なぜ伝えるのか」という３つの基本的な問いを明確にすることで、文章の目的、ターゲット、伝えるべき核、そして最適な構成の方向性が見えてきます。
この「問いを立てる」プロセスを習慣化することで、構成にかける時間を短縮し、効率的に、そして読み手にしっかりと伝わる説得力のある文章を作成できるようになります。
ぜひ次回のビジネス文書作成から、まずはこの３つの問いへの回答を書き出すことから始めてみてください。このシンプルなステップが、あなたの文章構成に対する意識を大きく変え、苦手意識を克服する第一歩となることを願っています。