文章構成の迷いを断つ！「核」を見つけるファーストステップ
文章構成に苦手意識を感じているビジネスパーソンは少なくないでしょう。特に、白紙のワープロソフトやメール画面を前にして、「何から書き始めれば良いのか」「伝えたいことが多すぎてまとまらない」と悩んだり、構成に想定以上に時間がかかったりすることはよくあることです。時間をかけて構成を考えても、結局伝えたいことがぼやけてしまい、読み手を納得させたり、意図した行動を促したりする説得力のある文章にならないと感じている方もいらっしゃるかもしれません。
もしあなたがそうした状況に心当たりがあるなら、その原因の一つは、文章の「核」が明確になっていないことにあるかもしれません。文章の「核」とは、その文章で最も伝えたいこと、あるいは読み手に最も理解してほしい結論や提案のことです。この「核」が定まらないまま書き進めようとすると、情報は散漫になり、論理の繋がりが見えにくくなり、結果として読み手にとって分かりにくい文章になってしまいます。
本記事では、文章構成における最初の、そして最も重要なステップである「核」を見つける方法に焦点を当てて解説します。「核」を明確にすることで、構成の迷いをなくし、効率的に、そして説得力のある文章を作成できるようになるでしょう。
なぜ文章の「核」を見つけることが重要なのか
文章の構成に取りかかる前に「核」を明確にすることには、以下のような重要な理由があります。
- 構成の軸ができる: 「核」は文章全体の中心となり、どの情報を盛り込み、どの情報を省くかの判断基準になります。これにより、情報の取捨選択が容易になり、構成が一貫したものになります。
- 情報の整理が容易になる: 伝えたい「核」が決まっていれば、それに紐づく情報（理由、具体例、データなど）を効率的に集め、整理できます。
- 論理的な構造が明確になる: 「核」を結論として捉え、それを支える理由や根拠をどのように配置するかという論理的な構造を考えやすくなります。
- 説得力が高まる: 読み手は文章の「核」が明確であればあるほど、書き手の主張を理解しやすくなります。「核」を明確に打ち出し、それを論理的に補強していくことで、文章全体の説得力が増します。
- 構成にかかる時間を短縮できる: 最初に「核」をしっかりと定めることで、書き進める中で方向性を見失ったり、途中で大幅な修正が必要になったりする可能性が減り、結果的に構成にかかる時間を大幅に短縮できます。
「核」を見つけるためのファーストステップ
それでは、具体的にどのようにして文章の「核」を見つければ良いのでしょうか。以下の3つのステップで進めることを推奨します。
ステップ1：文章の「究極の目的」を明確にする
まず最初に考えるべきは、その文章を作成する「究極の目的」です。単に情報を伝えるためなのか、それとも読み手に何らかの行動を促すためなのか。誰に、何を理解してもらい、その結果どうなってほしいのかを具体的に定義します。
- 誰に: 想定される読み手は誰か（上司、部下、顧客、社内他部署など）。
- 何を: 読み手に最も知ってほしい、理解してほしい内容は何か。
- どうしてほしい: 読み手にその情報を受けて、具体的にどのような行動を取ってほしいのか（承認してほしい、実行してほしい、理解して協力してほしい、安心・納得してほしいなど）。
この「どうしてほしい」という点が、特にビジネス文書においては非常に重要です。この目的が明確になれば、文章全体の方向性が定まります。
ステップ2：目的達成のために「最も重要なメッセージ（結論）」を特定する
ステップ1で明確にした究極の目的を達成するために、読み手に最も強く伝えたいメッセージは何でしょうか。これが文章の「核」となる結論や提案です。これは多くの場合、文章の冒頭や重要な箇所で明確に示すべき内容です。
例えば、ステップ1で「顧客に新しいサービスを導入してもらい、業務効率を改善してほしい」という目的を設定した場合、ステップ2での「核」となるメッセージは、「弊社の新サービスを導入いただくことで、貴社の〇〇業務の効率が△△%向上します」といった具体的な価値提案になるでしょう。
このメッセージは、シンプルかつ力強く、読み手の関心を引くものである必要があります。複数の要素を伝えたい場合でも、最も核となるメッセージを一つに絞り込む訓練が重要です。
ステップ3：「核」を裏付ける「最小限の要素」を洗い出す
ステップ2で見つけた「核」（最も重要なメッセージ）を読み手に納得してもらうためには、それを裏付ける情報が必要です。しかし、ここで全ての関連情報を盛り込もうとすると、再び文章が散漫になる可能性があります。ここでは、「核」を論理的に支えるために必要最低限の要素を洗い出すことに注力します。
具体的には、以下のような要素が考えられます。
- その「核」に至った理由や背景
- 「核」が正しい、あるいは有効である根拠（データ、事実、成功事例など）
- 「核」によって得られる具体的なメリットや効果
- 「核」に関連する重要な補足情報（ただし、必要最低限に留める）
これらの要素を洗い出すことで、「核」を論理的に補強するための構成の骨子が見えてきます。この段階では、詳細な文章にする必要はありません。箇条書きや短いフレーズで要素をリストアップするだけでも十分です。
ビジネス文書での「核」を見つける応用例
これらのステップは、様々なビジネス文書に応用できます。
- メール: 目的（返信が欲しい、承認を得たいなど）→ 核（依頼内容、提案）→ 裏付け（依頼の理由、提案のメリット）。件名や冒頭で「核」を示すことが重要です。
- 企画書: 目的（企画の承認を得て、実行に移したい）→ 核（企画の要点、提案内容、期待される成果）→ 裏付け（現状課題、市場分析、具体的な実施計画、コスト、リスクと対策）。企画の「核」となる「何を、どうやって実現し、どんな成果を目指すか」を明確にします。
- 報告書: 目的（状況の共有、問題提起、提言）→ 核（報告の結論、最も重要な発見、提言内容）→ 裏付け（調査結果、分析、事実経過）。最初に結論（核）を述べることで、読み手は報告内容を効率的に把握できます（SDS法など）。
どの文書においても、まず「最終的にどうしたいか」「何を最も伝えたいか」を自問自答し、その答えを「核」として定めることが構成の出発点となります。
効率化と説得力向上への繋がり
この「核」を見つけるファーストステップを習慣にすることで、文章構成のプロセスは劇的に効率化されます。「核」が明確であれば、不要な情報収集や、書きながら考えをまとめるという非効率な作業が減ります。また、「核」を中心に論理的な繋がりを意識して情報を配置することで、一貫性があり、読み手を納得させる説得力のある文章を作成できるようになります。
まとめ
文章構成が苦手だと感じる多くの理由は、書き始める前に文章の「核」が明確になっていないことにあります。本記事で解説した「究極の目的を明確にする」「最も重要なメッセージ（核）を特定する」「核を裏付ける最小限の要素を洗い出す」という3つのファーストステップを踏み出すことで、構成の迷いをなくし、より効率的で説得力のあるビジネス文書を作成できるようになるでしょう。
これらのステップは、練習すればするほどスムーズに行えるようになります。次回の文章作成時には、ぜひこの「核」を見つけるプロセスを意識してみてください。あなたの文章作成における苦手意識が、きっと和らぐはずです。