書き始める前に差がつく！文章構成のための情報整理テクニック
文章作成において、「書きたいことはあるのに、どう構成すれば良いかわからない」「伝えたいことが頭の中でごちゃごちゃしてまとまらない」といった悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。特にビジネスシーンでは、迅速かつ正確に情報を伝え、読み手を納得させる文章が求められます。構成に時間がかかり、結局うまくまとまらないまま提出してしまい、読み手に意図が伝わらなかったという経験もあるかもしれません。
実は、このような文章構成の悩みは、書き始める前の「情報整理」の段階に原因があることが少なくありません。情報が整理されていないと、構成を考える段階で何をどこに配置すれば良いか判断できず、思考が停止してしまうのです。
本記事では、文章構成の苦手意識を克服するために、まず取り組むべき「情報整理」に焦点を当て、その重要性と具体的な実践テクニックをご紹介します。情報整理の精度を高めることが、スムーズで伝わる文章構成への第一歩となります。
なぜ情報整理が文章構成の要なのか？
文章構成は、集めた情報をどのような順番で、どのように配置するかを決める作業です。しかし、その基盤となる情報自体が曖昧だったり、関連性が整理されていなかったりすると、どんなに優れた構成法を知っていても、適切に組み立てることは困難です。
情報が整理されていない状態で書き始めると、以下のような問題が発生しやすくなります。
- 構成に時間がかかる: どの情報をどこに書くべきか迷い、思考が堂々巡りしてしまうため、構成決定に膨大な時間を要します。
- 内容がまとまらない: 伝えたいことが多すぎたり、論点がブレたりして、結局何が言いたいのか分からない文章になりがちです。
- 説得力が低下する: 情報間の繋がりが不明確なため、話の筋道が追いづらく、読み手を納得させることが難しくなります。
これらの問題を解決し、効率的に、そして伝わる文章を作成するためには、書き始める前に情報の交通整理を行うことが不可欠なのです。
文章構成力を高める！情報整理の4つのステップ
では、具体的にどのように情報整理を進めれば良いのでしょうか。ここでは、文章構成に役立つ情報整理のステップをご紹介します。
ステップ1：文章の目的とターゲットを明確にする
情報整理の最も重要な土台は、「なぜその文章を書くのか（目的）」と「誰に読んでほしいのか（ターゲット）」を徹底的に明確にすることです。
- 目的の明確化: その文章を読んで、読み手に「どのような行動をとってほしいか」「何を理解してほしいか」「どのような状態になってほしいか」を具体的に考えます。「上司に企画を承認してもらう」「顧客にサービスの導入を検討してもらう」「チームメンバーに業務手順を理解してもらう」など、具体的な目標設定が重要です。
- ターゲットの理解: ターゲット読者はどのような立場の人か、どのような知識レベルか、何に関心があるか、どのような課題を抱えているかなどを想定します。ターゲットによって、提供すべき情報の詳細度や表現方法が変わってきます。
目的とターゲットが明確になれば、後続のステップで「必要な情報」と「不要な情報」を判断する基準ができます。
ステップ2：関連情報をすべて「洗い出し」て書き出す
ステップ1で定めた目的とターゲットに基づき、その文章に関連すると思われる情報を、質や重要度を気にせず、思いつく限りすべて書き出します。
この段階では、情報の漏れを防ぐことが目的です。アイデア、データ、事実、意見、疑問点など、形式にとらわれずに自由に出力します。箇条書き、マインドマップ、付箋を使うなど、自身が最もやりやすい方法で行うと良いでしょう。デジタルツール（Evernote、OneNote、MindManager、XMindなど）を活用するのも効果的です。
ステップ3：情報を「分類・構造化」する
洗い出した情報の中から、関連性の高いもの同士をグループにまとめ、情報のまとまりを明確にします。これが「分類」です。
次に、分類した情報に階層構造を与えます。どの情報がメインで、どの情報がそれを補足するサブ情報なのか、どのような順番で情報を提示するのが論理的かなどを考えながら、情報の全体像を把握できるように構造化していきます。これが「構造化」です。
- 分類の例:
- 課題に関する情報
- 提案内容に関する情報
- メリットに関する情報
- デメリット・リスクに関する情報
- 費用に関する情報
- スケジュールに関する情報
- 参考データ・事例
- 構造化の例:
- 全体概要
- 背景・現状の課題（なぜ提案が必要か）
- 提案内容の詳細（何をどうやるか）
- 提案によって得られる効果・メリット
- 実行計画・スケジュール
- 必要なリソース・費用
情報の分類・構造化には、アウトライン形式で情報を階層的に整理する方法や、マインドマップで中心テーマから枝分かれさせる方法などが有効です。
ステップ4：情報を「取捨選択・優先順位付け」する
分類・構造化した情報の中から、ステップ1で定めた目的達成のために本当に必要な情報を選び出し、不要な情報を除外します。また、提示する情報の重要度や、読み手が知りたいであろう優先順位をつけます。
情報が多すぎると、読み手は何が重要か判断できず、かえって混乱してしまいます。伝えたい核となるメッセージ（結論）を明確にし、そのメッセージを裏付けるために不可欠な情報に絞り込みます。補足的な情報については、本文に含めるか、注釈や別添資料とするかを判断します。
このステップを経ることで、文章で扱うべき情報が明確になり、具体的な構成（導入で何を書き、本論で何を、結論で何を伝えるか）が自然に見えてきます。
情報整理がもたらす構成と説得力の向上
これらのステップを経て情報が整理されると、文章構成の作業が格段にスムーズになります。各ステップで明確になった情報のかたまりとそれらの関連性、そして優先順位が、文章全体の流れや各章・節の構成を考える上での強力な指針となるからです。
また、整理された情報は、そのまま論理的な文章の骨子となります。筋道立てて整理された情報は、読み手にとって理解しやすく、納得感につながります。あいまいな情報や無関係な情報が排除されているため、伝えたいメッセージが明確に伝わり、結果として文章の説得力が高まるのです。
まとめ
文章構成の苦手意識は、「何を、どのような順番で伝えるか」の前に、「伝えたい情報そのものが整理されていない」ことが原因である場合が多くあります。情報整理は、スムーズな文章構成と、読み手に伝わる説得力のある文章を作成するための土台作りです。
本記事でご紹介した「目的とターゲットの明確化」「情報の洗い出し」「分類・構造化」「取捨選択・優先順位付け」の4つのステップを、ぜひ日々の文章作成に取り入れてみてください。書き始める前にしっかりと情報を整理する習慣をつけることで、構成に迷う時間が減り、自信を持ってビジネス文書を作成できるようになるはずです。